إن كنت ممّن يسعون إلى زيادة إنتاجيتهم وتطورهم ، فلعلّك سمعت بالمقولة القائلة أنّك كلّما عملت أكثر كلما كان أفضل. غير أنّ الواقع مختلف بعض الشيء وقد يكون معقدا .
في الشركات و المصانع مثلاً، يكون السعي دائمًا لزيادة الإنتاج مع تقليل التكلفة، وهو ما يعرف بمبدأ "الأقل هو الأنسب و المربح". أيّ بذل جهد أقل لتحقيق إنجاز أكبر.
كان ذلك
بالرغم من أنّها قد لا تبدو فكرة منطقية بالنسبة لكثيرين، إلى أنها في الواقع عملية ناجحة في أغلب الأحيان.
فما رأيك إذن بالعمل بهذه الإستراتجية لرفع إنتاجيتك وإنجاز الكثير من أعمالك في وقت وجيز ؟
كيف ذلك؟
إليك عزيزي القارئ 10 طرق عملية تضعك على الطريق الصحيح نحو العمل بذكاء لتوفير الجهد
والوقت!
1- كلما كانت الرسائل الإلكترونية مختصرة ، كلما .زادت فعاليتها
فعندما ترسل بريدًا إلكترونيًا مكوّنًا من ثلاث فقرات، سوف يكون على غالبا آخر بريد إلكتروني تتمّ قرائته من طرف المستقبل ، هذا إن تمّت قراءته أصلاً. لا أحد يريد قرائة رسائل طويلة، حتى لو كانت من صاحب العمل نفسه . وكلّ ما سيفعله المتلقي ، هو أنّه سيقرأ الفقرة الأولى ليتأكّد من هذا أهمية الرسالة وهل هي عاجلة أم لا، ثمّ يتجاهل الباقي.
خلاصة
ان كنت ترغب في أن تُقرأ رسائلك ويتمّ الردّ عليها بسرعة، فاحرص إذن على أن تكون أقصر..
2- تغيير موعد الاجتماعات المعتاد من ساعة إلى نصف ساعة
هل تساءلت يومآ لماذا يتمّ تحديد مدّة كلّ الاجتماعات بساعة واحدة على الأقل؟
ليس لأن أفضل الاجتماعات تستغرق ساعة ، وإنما لسبب بسيط جدًّا، فكلّ التقويمات تتيح لكّ ترتيب مواعيدك من خلال خانات مدّة كلّ منها ساعة واحدة وليس أقل .
لكن، هل تعلم أن من أفضل الاجتماعات وأكثرها إستجابة في كبرى الشركات لا تستغرق أكثر من15 دقيقة؟!
إليك ما سيحدث عندما تقلّل مدّة اجتماعاتك من ساعة إلى نصف ساعة أو أقلّ:
ستصبح مواعيد البدء والانتهاء أكثر دقّة.
سيحضر عدد أكبر من الأشخاص ألى اجتماعاتك، ولن يتهرّبوا منها.
ستتمكّن من إيصال المعلومات بشكل أسرع.
سيتمكّن الحضور من تذكّر محتوى الاجتماع بشكل أفضل لأنهم يتلقون معلومات أقل في وقت أقل .
خلاصة
الإجتماعات القصيرة أكثر إنتاجية من الطويلة التي تصيب الحضور بالملل و تراكم المعلومات
3- تقليل الرسأئل المرسلة، لتقلّ الرسائل الواردة
الأشخاص الذين يستقبلون عدد كبير من الرسائل هم بالأساس الذين يرسلون عددًا أكبر منها! إن كان صندوق الوارد في بريدك الإلكتروني مليئ بالرسائل، فهذا راجع إلى عدد الرسائل التي ترسلها كلّ يوم.
قبل أن تقرّر بأن الإيميل هو الأفضل لإيصال رسالتك، إسأل نفسك؟ ما هي الطريقة الأكثر فعالية الرسالة بفعالية أكثر ؟ أليست المكالمة الهاتفية أفضل؟
ماذا لو ذهبتُ إلى المعني بالأمر مباشرة وأخبرته بالأمر وجهًا
لوجه؟
خلاصة
إذن، أرسِل إيميلات أقلّ، واستقبل عددًا أقلّ منها، لتتمكّن من إنجاز مهامّ أكثر في عملك!
4- العروض الأقصر تعلق في ذاكرة الجمهور لفترة أطول
من المأكد أنه سبق لك أن حضرت عرضًا تقديميًا لمدّة ساعة كاملة، حيث كان مليئًا بمئات من النقاط والإحصائيات والمعلومات، هل تدكرت شيئًا بعد انتهاء العرض؟ وإن فعلت ، فما هي نسبة ما تذكّرته من مجمل العرض؟
على الأرجح أنه لم تتذكّر سوى القليل ، لذا عندما تقوم بإعداد عرض ما أو أصبحت أنت صاحب القرار و المكلف بإعداد مثل هذه العروض، اختصر هذا العذاب على الحضور، فكلّما قللت عدد المحاور ، كان الأمر أسهل عليهم واستطاعوا تذكّر قدر أكبر منه. حاول قدر الإمكان ألاّ تزيد عدد المحاور الرئيسية في عرضك التقديمي عن 3 محاور. كما أنه إن تمكّنت من إنهاء العرض في وقت أقل بعشرة إلى عشرين دقيقة ستكسب المزيد من الأصدقاء بلا شكّ!
خلاصة
حاول الإختيار في العروض التقديمية قدر المستطاع لكي لا يكون هناك ملل و تراخي عند الجمهور
5- جدوِل مهام يومية أقل
قد تبدو هذه الخطوة غريبة وغير منطقية، لكنّها فعّالة جذا.
الكثير من الأشخاص يقومون بجدولة مهامهم اايومية أكثر بكثير مما يستطيعون القيام به في الواقع . إذ قد تشتمل قائمة مهامّهم على خمسة عشر مهمة أو أكثر ، في حين أنّهم لن يستطيعون إنجاز إلى عشرة مهام فقط.
في هذه الحالة، وعندما تفشل في عدم إتمام المهام التي وضعتها لنفسك، ستشعر في الغالب بالإحباط وبأنك مقصّر في عملك، الأمر الذي يؤدي إلى تدني طاقتك وتراجع إنتاجيتك.
و العكس ، عدما تقوم بتقليل عدد المهام إلى النصف، فسوف تتمكّن من الانتهاء منها و إنجازها بسرعة ، الأمر الذي يشعرك بالحماس والنشاط، ويدفعك للقيام أعمال أكثر.
خلاصة
يجب ترتيب جدول المهام اليومي بعقلانية و عدم الزيادة لتتمكن من إنجازها في وقت أقل و تزيد من إنتاجيتك.
6- ضع أهدافًا أقل
هل أنت من الأشخاص الذين يجلسون مع أنفسهم في بداية كلّ سنة ، ويضعون أهدافًا كثيرة لتحقيقها مع نهاية السنة الجديدة ؟
كم هدفًا من تلك الأهداف حققت مع نهاية العام؟ هل تمكّنت حقًا من تعلّم لغة جديدة، واكتساب مهارة التصميم ؟ هل قمت بسفر كما تريد ؟هل افتتحت مشروعك الخاص ؟ هل تمكنت من الوصول إلى وزنك المثالي؟؟هل ...هل...؟!
في غالب الظن لم تفعل، فهذا هو حال الكثير منا. والحلّ لهذه المشكلة بسيط للغاية: ضع لنفسك أهدافًا أقلّ.
حينما تختصر أهدافك من عشرة أهداف إلى هدفين أو ثلاثة فقط، فأنت تمنح نفسك وقتًا أكبر لتركّز على كلّ هدف، ولن ينتهي العام قبل أن تكون قد حققتها كلّها. الأمر يشبه تمامًا جدولة المهام اليومية، فالأقل هو الأكثر على الدوام.
خلاصة
تقليل الأهداف التي تصبو إليها يجعلك تركز بشكل جيد في كل هدف على حدى ونتمكن من الوصول إليه في فترة وجيزة
7- قلل الطعامك لتزيد الطاقة
لطالما تمّ إخبارنا أنّ الطعام هو المصدر الذي نحصل منه على الطاقة اللازمة للقيام بنشاطاتنا وهذه حقيقة ، لكننا في يومنا هذا، أصبحنا نستهلك من أكثر من حاجتنا اليومية بكثير. وبدلاً من أنّ يزوّدنا بالطاقة، أصبح يستهلك طاقتنا من أجل الهضم!
ألم تلاحظ أنّك تشعر دومًا بالنعاس والتعب بعد تناول وجبة دسمة!، في حين أنّ نشاطك يرتفع إن اكتفيت بوجبة صغيرة و شبه خالية من السكريات؟
خلاصة
احرص إذن على ألاّ تتناول أكثر ممّا تحتاج، وبدلاً من وجبة واحدة ضخمة، قسّم وجباتك إلى كميات صغيرة خلال اليوم، مع الحرص على احتوائها على أكبر قدر ممكن من العناصر الغذائية المفيدة.
8- العمل لساعات أقل
هل سمعت قبلاً بقانون باركنسون؟
ينصّ هذا القانون على أنّ: "العمل يمتدّ ليشغل الحيّز الزمني المتاح لإتمامه".
بمعنى آخر، عندما تمنح نفسك ساعتين لإتمام مهمّة ما، سوف تقوم أبنائها في ساعتين بالضبط ، أمّا إن منحت نفسك ساعة واحدة لإنهاء نفس المهمّة، فسوف تتمكّن من إنهائها خلال ساعة واحدة أيضًا!
عندما تطبّق قانون باركنسون في حياتك، وتقلّل ساعات عملك، ستجد أنّك أصبحت أكثر قدرة على إنجاز مهامّك في وقت أسرع على الرغم من أنّها كانت تستغرق منك وقتًا أطول فيما مضى.
من المهمّ بالطبع أن تمنح نفسك وقتًا كافيًا لإتمام أعمالك، لكن، احرص على عدم منح نفسك وقتًا أطول من اللازم حتى لا يتمدّد عملك ليشغل هذا الحيّز الزمني.
9- إتخاذ قرارات أقل
عندما تشغل نفسك بالكثير من الخيارات (سواءً على مستوى الطعام، العمل، اللباس..الخ)، ستضيع وقتًا كثيرا في الاختيار على حساب القيام بأمور مفيدة لك . حينما تملك الكثير من الملابس مثلاً، سوف تستغرق وقتًا طويلا في اختيار ما تلبسه منها، وكيفية التنسيق بين الألوان واختيار الحقيبة والحذاء المناسبين...!؟
بعكس ما سيكون عليه الحال إن كنت تملك ملابس أقل!
خلاصة
حاول على الدوام أن تقلّل قرارتك من خلال اختصار وحصر الخيارات المتاحة أمامك، وذلك حتى توفّر وقتًا أكبر لإنجاز المهامّ الأكثر أهمية وإفادة .
10- تقلل الأمتعة عند السفر
كم مرّة حملت معك أمتعة كثيرة عند السفر، واكتشفت بعد عودتك من رحلتك أنّك لم تستخدم سوى 10% أو أقل منها؟!
كثيرًا ما يحدث ذلك، لذا احرص في المرة المقبلة على الاكتفاء بحقيبة صغيرة واحدة فقط. فكلّما قلّلت أمتعتك عند السفر، أصبح التنقل في المطار أكثر سهولة، وأتيحت لك فرصة الاستمتاع بوجهتك بشكل أفضل.
كانت هذه مقالة بعشرة طرق عملية تساعدك على القيام بأعمال أكثر في وقت وجيز ، تبعا لمقولة: "الأقل يعني الأكثر". يمكنك بالطبع العثور على المزيد من الطرق والوسائل التي تضمن لك إنجاز عدد أكبر من المهام في وقت أسرع وبجهد أقلّ.
شاركونا أهمّ عاداتكم اليومية أو استراتيجياتكم لزيادة الإنتاجية والعمل بكفاءة أكبر مع اختصار الوقت، ولا تنسوا التسجيل في موقعنا ليصلكم كلّ جديد.
تعليقات: 0
إرسال تعليق